話をはしょるのは仲のよい証拠？「発言の経済性」を考える。

「発言の経済性」とは、意識・無意識関係なく前提が省略されて話をしてしまうことを言う。

これは、ある程度、「情報の共有化」が図られている者同士の「あ・うん」の呼吸の中で行われる行為だ。「あれどうなった？」の「あれ」だったり、「またですよ！」の「また」を瞬時に察知できるのは、「情報の共有化」が図られているから実現するコミニケーションだ。「KY」など用語を短く省略して、仲間うちで使用するのもある意味、「発言の経済性」がなしうる行為だ。

しかしながら、ビジネスの現場では「情報の共有化」が図られていない人に対しても往々にして同じようなレベルで話や説明をしてしまいがちだ。特に自分本位で説明をしたい人によく起こりがちな現象だ。

説明がうまく相手に伝わらないという場面は、無意識のうちに「発言の経済性」が起きてしまっている可能性がある。

コミニケーションにおいて「相手の立場を理解して発言すること」は最重要であり、それは相手の情報量をある程度、推測して話すことだともいえる。

だから説明にあたっては、本来であれば、相手の情報量を事前に把握をしておくか、それが難しければ、質問の中でさりげなく確認しながら、どの部分の説明を省略できるか模索しながら説明をすべきなのだろう。

コツとしては、「エクスキューズ」な言葉をフル活用することがポイントだ。

「経緯を含めて最初からお話したほうがよいでしょうか？」
「○○の仕組みはご存知でしょうか、ご存知でしたら説明が重複するので割愛しますが」

など、「エクスキューズ」な言葉を活用することで、ある程度、相手の情報量であったり、共通の言語レベルや説明してほしいポイントがつかめるはずだ。

察するに、説明が上手な人は、相手の情報量を推測し、共通でわかる言語を駆使して、的確に情報を伝達することができる人だと思う。

逆にこれができていない場合には、話し手がどんなに一生懸命に説明しても、相手にとっては「馬の耳に念仏」になりかねない。ひょっとしたら、相手はマクドナルドのように「0円スマイル」で応じてくれるかもしれないが、その実、説明の中身はぜんぜん理解していなかったなんていうのは、ビジネスの現場においてはあまり笑える話ではないだろう。

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アラーム機能ついてますか？

仕事をやっていて感じるのは、世の中にはアラーム機能のついた人と、ついていない人がいるなぁと思う。

アラーム機能がついている人間は、仕事上で「危ない」と思ったら、直ぐに上長や周りに対してアラームを鳴らせる人だ。それは仕事量だったり、仕事の進め方だったりする。

一方、アラーム機能がついていない人は、納期ギリギリになって「やっぱりできません」とか、楽観視しすぎて、仕事をほったらかしにしたりして、後々トラブルを巻き起こしがちだったりする。また、昔はアラーム機能がついていたのに、長年仕事をやってきて、自分の置かれている状況がかわらないあきらめから、アラーム機能を自らとってしまった人もいる。


個人的には、アラーム機能とは「想像力」だと思う。


ここで言う「想像力」とは、これから起こるべき事に対して、どれだけ現実的な判断で、状況分析できているかという一種の予測能力のようなものだ。

実際に将棋や碁においても、先の展開を読む能力が重要になっているが、仕事もまったく同様だろう。これがあるのとないとでは、仕事の仕方で雲泥の差が出る。

だから、はっきり言えることは、「想像力がある人は、仕事の段取りがうまい」ということだ。そのために、まずは、日常の気になるところからアラームを鳴らせるようになろう。アラームが鳴らせるようになれば、間違いなく想像力が強化されている。

何も見ず、何も言わず、何も感じず・・・、こんな仕事の仕方からは卒業しよう。

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仕事の受け方・答え方

同じ仕事を依頼しても、1日かけても終わらない人もいれば、1時間で終わらせてくる人もいる。

単純に生産性だけを考えれば、後者の人物が優れていることになる。

ただし、作業能率も大切だが、実際の仕事の現場では、むしろ「依頼相手の期待水準」に答えるものをどれだけキチンと仕上げるかが、仕事の評価の対象となる。

つまり、「作業としたという実績」ではなく、「仕事の中身」に対する評価が重要になってくるということだ。

そう考えると、仕事の依頼をされたときに、2つ返事でそのまま仕事を引き受けてしまう人は、まだまだ未熟だと思う。場合によっては、2つ返事で安請け合いをしたために、後でとっばっちりを受けることも出てくるからだ。

実際の仕事の現場でもよく見かけるが、依頼相手の趣旨に沿わない、とんちんかんな仕事をして上司に本気で怒鳴られるのがこのタイプだ。本人が反省して、「私はこう思っていました。」とか「認識のずれがありました」とか後で言い訳けしても、すべてが後の祭りだろう。

では、正しい仕事の受け方はどうあるべきだろうか。

それは、依頼をされたときに、「相手の期待水準」と目安となる目的やゴールを必ず確認した上で仕事を受ける習慣を持つことだ。

欲を言えば、ゴールまでの段取りを口頭で1,2分で確認できたらベストだといえる。

なぜ、仕事を引き受ける前に相手の期待水準を確認するかというと、相手の期待水準のレベルが非常に高く、自分の能力では到底、仕事を引き受けるのが無理なケースも出てくるからだ。にもかかわらず、いったん仕事を引き受けてみてから「やってみたんですが、やっぱりできません」と言うのは仕事の受け方として、イマイチだろう。

だからこそ、納期や品質を含め、その仕事を本当に引き受けれるか、自分自身で事前に判断するのだ。もし、無理なのであれば、なぜ無理なのか理由をつけて早い段階で断るのが大切だ。場合によっては、仕事の優先度がつかないケースも出てくるだろう、その際は上司の判断を仰ぐのが一番の得策だ。

「相手の期待水準」を確認してから仕事の依頼を引き受ける。

たったこれだけである。この習慣を身につけるだけで、仕事に対する評価は大きく変わってくるのでないだろうか。

■追記
ただし、T.P.Oに分けて使ってください。間違っても雑用仕事の時に、相手に目的やゴールを聞かないようにしてください。

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”南部流”「1日4分割」の時間管理術

THE21の春のビジネス特大号のなぜか「仕事の速い人」VS「遅い人」の習慣の特集で面白い記事を見つけたので紹介したい。

それはパソナの南部靖之社長の「1日4分割」の時間管理術である。
どんな方法かというと、1日24時間を4等分して、「睡眠」、「インプット」、「アウトプット」、「自分のための時間」にそれぞれ6時間ずつ使うように時間配分する方法だ。

4つの説明は下記のとおり。

■「インプット」は社内外からさまざまな情報を集まるための時間
■「アウトプット」は自らの考えやビジョンを伝えるための時間
■「自分のための時間」は自分の趣味やスポーツ、親しい友人との会食のための時間
■「睡眠時間」

日中の12時間は仕事の「インプット」と「アウトプット」に充てるそうだ。逆に言うと12時間以上働かないということだろう。

実際の自分の時間の使い方を振り返ってみると、会議や打ち合わせや資料作成をアウトプットとした場合、圧倒的に「アウトプット」に使っている時間が多い気がする。仕事にもよるだろうが、情報収集や問題分析の時間となる「インプット」が相対的に少ないということは正しい意思決定をする上でも不利になる気がする。また、手に入れる情報が少ないということは、考えや発想の転換が起きず、成長スピードの鈍化にもつながるのだろう。

このほかにも、南部社長は、4等分する効果として「1日の生活にメリハリがつくこと」を発言されている。これには大いに気づきを得た。1日の過ごし方で一番ストレスを感じるのは朝から晩まで会議や打ち合わせが入り、自分のことを何一つできなかった時だ。そう考えると1日のうち確実に「自分のための時間」をとれるようにスケジューリングすることが最も大切なことだと感じた。

まずは、現状分析ということで1日の時間の使い方をこの4つの分類に分けてみることからはじめてみたい。雑事や移動時間などの時間を考えると、きれいに6時間で4等分するのは難しいが、肝心なのは4つの時間のバランスだと思うのでその辺を意識してスケジュールを見直してみたい。

■追記
1日12時時間働くとした場合、通常は9時から仕事開始なので12時間働くと夜の9時になる。今より労働時間は短いけど、結構働かないと12時間にならないんですね(笑）

■引用元
PHPのビジネス誌　「THE21」2007-05　No.270号より

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筋を通す。

やくざの世界ではないが、「仁義を切る」、「筋を通す」ということは仕事の現場でも大切になってくるのではないでしょうか。

特に交渉の場面において、役職や地位など相手と交渉するふさわしい人物が前面に立つことが重要であり、相手にお願いするにしても、それなりの立場の人が発言をしてお願いをすべきだということが形式じみていますが、非常に重要な意味を持つといえる。

時に本人に交渉能力があるかどうかではなく、会社同士の関係および交渉する人物の役職・地位が交渉が成功するかどうかの重要な鍵となるのである。

ハードネゴシエーターが登場するのは、そういった形式じみた交渉がうまくいかなかった時だというのを、昨日、仕事を通じて感じました。

遠回りでも筋を通すことが重要だ。急がば回れ！

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