アラーム機能ついてますか？

仕事をやっていて感じるのは、世の中にはアラーム機能のついた人と、ついていない人がいるなぁと思う。

アラーム機能がついている人間は、仕事上で「危ない」と思ったら、直ぐに上長や周りに対してアラームを鳴らせる人だ。それは仕事量だったり、仕事の進め方だったりする。

一方、アラーム機能がついていない人は、納期ギリギリになって「やっぱりできません」とか、楽観視しすぎて、仕事をほったらかしにしたりして、後々トラブルを巻き起こしがちだったりする。また、昔はアラーム機能がついていたのに、長年仕事をやってきて、自分の置かれている状況がかわらないあきらめから、アラーム機能を自らとってしまった人もいる。


個人的には、アラーム機能とは「想像力」だと思う。


ここで言う「想像力」とは、これから起こるべき事に対して、どれだけ現実的な判断で、状況分析できているかという一種の予測能力のようなものだ。

実際に将棋や碁においても、先の展開を読む能力が重要になっているが、仕事もまったく同様だろう。これがあるのとないとでは、仕事の仕方で雲泥の差が出る。

だから、はっきり言えることは、「想像力がある人は、仕事の段取りがうまい」ということだ。そのために、まずは、日常の気になるところからアラームを鳴らせるようになろう。アラームが鳴らせるようになれば、間違いなく想像力が強化されている。

何も見ず、何も言わず、何も感じず・・・、こんな仕事の仕方からは卒業しよう。

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仕事の受け方・答え方

同じ仕事を依頼しても、1日かけても終わらない人もいれば、
1時間で終わらせてくる人もいる。

単純に生産性だけを考えれば、後者の人物が優れていることになる。

ただし、作業能率も大切だが、実際の仕事の現場では、むしろ「依頼相手の期待水準」に答えるものをどれだけキチンと仕上げるかが、仕事の評価の対象となる。

つまり、「作業としたという実績」ではなく、「仕事の中身」に対する評価が重要になってくるということだ。

そう考えると、仕事の依頼をされたときに、2つ返事でそのまま仕事を引き受けてしまう人は、まだまだ未熟だと思う。場合によっては、2つ返事で安請け合いをしたために、後でとっばっちりを受けることも出てくるからだ。

実際の仕事の現場でもよく見かけるが、依頼相手の趣旨に沿わない、とんちんかんな仕事をして上司に本気で怒鳴られるのがこのタイプだ。本人が反省して、「私はこう思っていました。」とか「認識のずれがありました」とか後で言い訳けしても、すべてが後の祭りだろう。

では、正しい仕事の受け方はどうあるべきだろうか。

それは、依頼をされたときに、「相手の期待水準」と目安となる目的やゴールを必ず確認した上で仕事を受ける習慣を持つことだ。

欲を言えば、ゴールまでの段取りを口頭で1,2分で確認できたらベストだといえる。

なぜ、仕事を引き受ける前に相手の期待水準を確認するかというと、相手の期待水準のレベルが非常に高く、自分の能力では到底、仕事を引き受けるのが無理なケースも出てくるからだ。にもかかわらず、いったん仕事を引き受けてみてから「やってみたんですが、やっぱりできません」と言うのは仕事の受け方として、イマイチだろう。

だからこそ、納期や品質を含め、その仕事を本当に引き受けれるか、自分自身で事前に判断するのだ。もし、無理なのであれば、なぜ無理なのか理由をつけて早い段階で断るのが大切だ。場合によっては、仕事の優先度がつかないケースも出てくるだろう、その際は上司の判断を仰ぐのが一番の得策だ。

「相手の期待水準」を確認してから仕事の依頼を引き受ける。

たったこれだけである。この習慣を身につけるだけで、仕事に対する評価は大きく変わってくるのでないだろうか。

■追記
ただし、T.P.Oに分けて使ってください。間違っても雑用仕事の時に、相手に目的やゴールを聞かないようにしてください(汗）

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”南部流”「1日4分割」の時間管理術

THE21の春のビジネス特大号のなぜか「仕事の速い人」VS「遅い人」の習慣の特集で面白い記事を見つけたので紹介したい。

それはパソナの南部靖之社長の「1日4分割」の時間管理術である。
どんな方法かというと、1日24時間を4等分して、「睡眠」、「インプット」、「アウトプット」、「自分のための時間」にそれぞれ6時間ずつ使うように時間配分する方法だ。

4つの説明は下記のとおり。

■「インプット」は社内外からさまざまな情報を集まるための時間
■「アウトプット」は自らの考えやビジョンを伝えるための時間
■「自分のための時間」は自分の趣味やスポーツ、親しい友人との会食のための時間
■「睡眠時間」

日中の12時間は仕事の「インプット」と「アウトプット」に充てるそうだ。逆に言うと12時間以上働かないということだろう。

実際の自分の時間の使い方を振り返ってみると、会議や打ち合わせや資料作成をアウトプットとした場合、圧倒的に「アウトプット」に使っている時間が多い気がする。仕事にもよるだろうが、情報収集や問題分析の時間となる「インプット」が相対的に少ないということは正しい意思決定をする上でも不利になる気がする。また、手に入れる情報が少ないということは、考えや発想の転換が起きず、成長スピードの鈍化にもつながるのだろう。

このほかにも、南部社長は、4等分する効果として「1日の生活にメリハリがつくこと」を発言されている。これには大いに気づきを得た。1日の過ごし方で一番ストレスを感じるのは朝から晩まで会議や打ち合わせが入り、自分のことを何一つできなかった時だ。そう考えると1日のうち確実に「自分のための時間」をとれるようにスケジューリングすることが最も大切なことだと感じた。

まずは、現状分析ということで1日の時間の使い方をこの4つの分類に分けてみることからはじめてみたい。雑事や移動時間などの時間を考えると、きれいに6時間で4等分するのは難しいが、肝心なのは4つの時間のバランスだと思うのでその辺を意識してスケジュールを見直してみたい。

■追記
1日12時時間働くとした場合、通常は9時から仕事開始なので12時間働くと夜の9時になる。今より労働時間は短いけど、結構働かないと12時間にならないんですね(笑）

■引用元
PHPのビジネス誌　「THE21」2007-05　No.270号より

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筋を通す。

やくざの世界ではないが、「仁義を切る」、「筋を通す」ということは仕事の現場でも大切になってくるのではないでしょうか。

特に交渉の場面において、役職や地位など相手と交渉するふさわしい人物が前面に立つことが重要であり、相手にお願いするにしても、それなりの立場の人が発言をしてお願いをすべきだということが形式じみていますが、非常に重要な意味を持つといえる。

時に本人に交渉能力があるかどうかではなく、会社同士の関係および交渉する人物の役職・地位が交渉が成功するかどうかの重要な鍵となるのである。

ハードネゴシエーターが登場するのは、そういった形式じみた交渉がうまくいかなかった時だというのを、昨日、仕事を通じて感じました。

遠回りでも筋を通すことが重要だ。急がば回れ！

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「他人と共同でやる仕事」を極力リストラする。

最近、仕事に追われているからでしょうか、本屋に行っても経営の本よりも、仕事術の本やタイムマネジメントの本を手に取ることが多くなってきました。（きっと、心理的なプレッシャーからでしょうが）

さて、今月のTHE21では「仕事がはかどる」技術の特集記事が載っていました。記事の中で一番役立ったのは、仕事に追われない「スーパー段取り術」の記事の内容。本日は、その中の記事の一部を紹介したいと思います。

タイムマネジメントの第一歩は、仕事を「他人と共同でやる仕事」と「自分一人の仕事」の2つに分けること。そして、スケジュール帳には「他人と共同でやる仕事」と「自分一人の仕事」を同時に書き込みましょう。

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（引用終了）
普段、私は仕事のスケジュールをPDAで管理しているのですが、早速、先週から作業や打ち合わせ、仕事上の飲み会の予定に対して「自分一人の仕事として◆」と「他人と共同でやる仕事に◎」をマークをつけるようにしてみました。


その結果、やはり思っていた以上に1日のうちに「他人と共同でやる仕事」が多く、そりゃ自分の仕事が滞って残業するわなという結果になりました（笑）。

記事の中では、仕事を計画通りこなしていくには、「自分一人の時間をいかに確保するか」がポイントとなり、そのための手段として「他人と共同でやる仕事」をリストラすることをあげている。
また、「他人と共同でやる仕事」には魔力があるそうだ。確かに打ち合わせなどに参加することで仕事をやってる感も生まれるし、他人の仕事に貢献している感じもする。しかしながら、仕事の順位的には「自分一人の仕事」を最優先すべき。この辺のバランスが難しいんでしょう。

やはり、仕事上での立場や役割がありますので、実際に「他人と共同でやる仕事」をどこまでリストラするのが難しいのかもしれないですが、タイムマネジメントの考え方として「まずは仕事を2つに分けること」はとても有効な方法に思いました。

ちなみに、「他人と共同でやる仕事」と「自分一人の仕事」の割合は6対4がポイントだそうです。

■こちらが愛用のW-ZERO3です。電子手帳として大活躍してます。
電池もち悪いのが玉にキズですが、オススメのPDAです。


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