4M視点による業務改善のコツ

職務中において事故や災害が生じた場合には、災害要因の特定をすばやく行い、対策を講じなければいけない。その際には、ヒューマンファクターの分析・評価に使われている4M・5E分析が有効だ。

4M・5E分析とは、発生事象に対し、4つのMの視点で不具合の要因の分析を行い、5つのEの視点で不具合に対する具体的な対策を立てていく手法だ。

◆4Mの視点
　・Man(人間)
　・Machine(機械、物)
　・Media(手段・方法)
　・Management(管理)

■5Eの視点
　・Education(教育・訓練）
　・Engineering(技術・工学)
　・Enforcement(指導・徹底)
　・Example(事例・対策・規範)、
　・Environment(作業環境)

この4M・5E分析の視点は、実は災害や事故など事後対応だけでなく、日常的な業務の継続的な改善、あるいは業務改革を伴う業務プロセス改善の際にも有用だ。

特に既存の作業や業務プロセスを客観視しながら、「どこに改善のポイントがありそうか」、その最初の切り分けに4Mの視点が非常に使える。

業務プロセスの効率化を狙ったITシステム導入においては、Machine(機械、物)やMedia(手段・方法)に着目して提案されるケースが多い。代表的なものとしてペーパレスや電子申請ワークフロー化があげられる。

また、最近では内部統制との絡みで「職務分掌を意識した適正な承認処理」が求めれているため、Management（管理）も改善の範囲と捉えて業務改善を進めていくのが望ましいと考える。


まずは、目の前で起きてることを「４Mの視点」で切り分けるクセをつけてみよう。

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【コスト削減】企業におけるウィンドウズ７の導入について

【ウィンドウズ7　国内160社が導入へ】
来月発売時コスト削減評価

米マイクロソフトが9月に発売する次期OS（基本ソフト）「ウィンドウズ7（セブン）の日本国内の導入企業が発売時点で160社以上となる見通しとなった。アステラス製薬などが国内外で使う約2万台のパソコンへの導入を決めた。景気低迷による業績悪化で多くの企業はIT投資を控えてきたが、パソコン更新などに波及する可能性がある。

アステラスは9月から、国内外で使うパソコンに順次導入する。日本企業で大規模な導入を表明したのは初めて。現在は2世代前のOS「ウィンドウズXP」を使用している。保守・管理のコストを削減できる点や日本語・英語以外の言語にも標準で対応している点などを評価したという。

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いよいよウィンドウズ７が発売される。

ネット上ではウィンドウズ7への乗り換えメリット・デメリットが議論されているが、コスト削減という点で明確に評価されたのは意外である。

特にXPからウィンドウズ7への乗換えだと、なおさらメリットが見えにくい気が。

いろいろネット上で調べていると、企業がウィンドウズ7を使うにメリットはこれかなというのを記事を見つけた。

Winows７のXPモードを使うと、過去OSとの互換性が保たれ、過去10年間にリリースされたアプリケーションはすべて、Windows 7で動くそうだ。


詳細はこちらの記事を⇒　「Windows 7のXPモードはなぜすごいのか」（ITmedia News)


これが事実ならXPだけでなくMeやらWin98時代のアプリケーションも使い続けることができる。


今までOSのバージョンをあげることで、付随して発生していた買い替えやアップグレードによって生じていたアプレケーション費用は、確かにゼロになる。また、OSのアップグレードによって生じる企業内で使用しているアプリケーションの影響調査の費用も浮くので、保守費用も低減されるのだろう。

以上のことから、私見ではあるが、Windows7の導入は将来コストではあるが、企業にとって十分コスト削減の手段になりえるではないだろうか。

引用：日本経済新聞　2009/8/29　朝刊

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コスト削減は「半分志向」で

INAXでは、経営トップ主導で「HANBUN（半分）活動」に取り組んでいる。業務の量や時間に対して「思い切って半分にならないか」という発想で取り組むことで生産性の向上につなげている

通常の改善活動では、10の業務量を9や8にする活動を日々継続して行うことで生産性の向上を行なう。当然、改善活動の王道なやり方なので効果的だが、短期間でムリ・ムダを減らすなら「半分志向」という発想がよりドラスティックな成果を生み出せるはずだ。

これは昔ながらの商いの手法と似ている気がする。

欲しい商品であっても、まずは買い叩くつもりで価格の半値で迫って、だめならお互いに折り合いをつける形で7割５分で取引をまとめる。心理的な駆け引きを利用した手法だ。

多くの現場の業務担当者は、なぜか自分の仕事を減らしたがらない。

「無駄な仕事はありますか？」と質問すれば、たいていの業務担当者は、「私の行っている仕事に無駄な仕事はありません」と答えるだろう。

こういった業務担当者の仕事を揺さぶるには思い切って「仕事を半分にしなさい」と迫るのが有効なのかもしれない。

それは、両手にお気に入りのおもちゃを持った子供に「どちらかのおもちゃを貸して」とお願いすると、渋々どちらかのおもちゃを差し出す行為にちょっと似ている。

こういった心理的な揺さぶりが、ときに大胆な改善のアイデアを生み出す。
これまで必要だと思っていた業務を思い切って捨てるきっかけになりえるはずだ。

現実には、「半分志向」で望んだとしても、早々、業務量を半分に減らせることはなかなか難しいかもしれない。だが、この発想でいけば、10の業務量を7にする機会が見つかるはずだ。

この機会を見つけることができるのが「半分志向」の発想の強みだろう。

参考文献：日経情報ストラテジー　9月号

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「我が振り見て、我が振り直せ」

トヨタでは仕事といったら「業務＋改善」の2つを指すそうだ。

日々の業務の中で改善活動を継続的に行うことが仕事の前提となっている。これがトヨタの強みであり、「トヨタ式」と呼ばれる改善活動のすごいところなのだろう。

いたって当たり前のことであるが、なかなか実践できない。

日々の業務に忙殺されると、改善活動をすること自体が意識の中から消えていく。近道を考える余裕すらなくなる。

これではまずい。

特に「コンサルタント」なんていう肩書きで仕事をさせていただいて、日々、お客様に対して「業務の効率化」を提言している以上、自分の仕事の生産性は、常に高い意識をもって、改善向上させていかなければならない。

そのためには、仕事の仕方やスケジュール管理などを中心に自己を客観視するセルフチェックを定期的に行う必要がある。

「人の振り見て我が振り直せ」ということわざがあるが、できる人になるには「我が振り見て、我が振り直せ」のセルフコントロールが大切なのだろう。

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「創造的破壊」を日常に持ち込む

「一番になる方法と最下位になる方法は同じである」
（古代ギリシャの哲学者　ヘラクレイトス）

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過去の成功体験は、時に一番になる方法として役立ったが、ある瞬間からはそれは真っ逆さまに転落する一番の原因となりえる。

企業を取り巻く環境は、めまぐるしく変化している。その中で企業が成長し続けるには、常に新しいやり方を探さなければいけない。

社員による日々の小さな「改善」の積み重ねも大切だが、これまでの仕事のやり方を全く覆すやり方をゼロから作り直すことも必要である。

目的思考、ゼロベース思考に立って、「そもそも論」からやり方を見直すと劇的な成果が生まれるはずだ。

「ルールは守るものでもあるが、壊すものでもある」

だからこそ、過去の経験・習慣・常識による呪縛から離れれば、あらゆる制約条件が解除できるはずだ。

「創造的破壊」を日常に持ち込もう。

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